Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ, lề lối làm việc, trình tự giải quyết công việc và quan hệ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng; Trưởng, Phó các đơn vị; cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu sự điều chỉnh của Quy chế này. 

Điều 2. Nguyên tắc làm việc của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh

1. Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh làm việc theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ có kết hợp với chế độ chuyên viên được trực tiếp làm việc với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng), đảm bảo xử lý và giải quyết công việc theo đúng phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền.

2. Đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng ủy Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trong mọi hoạt động của cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

3. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ giao cho một phòng, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính, đảm bảo không chồng chéo hoặc bỏ sót công việc, đồng thời có sự phối hợp, thống nhất trong các bộ phận và chuyên viên.

4. Đảm bảo tuân thủ về trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, theo quy trình ISO 9001:2008 do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành; chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và quy chế làm việc, trừ trường hợp đột xuất hoặc yêu cầu của cơ quan cấp trên.

5. Đảm bảo trong hoạt động của cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phải phát huy dân chủ, công khai, minh bạch và hiệu quả; thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí; tránh sách nhiễu, phiền hà cho các tổ chức, cá nhân đến quan hệ, làm việc tại Văn phòng UBND tỉnh.

6. Các nội dung cần bàn bạc thống nhất trong tập thể lãnh đạo Văn phòng trước khi Chánh Văn phòng quyết định:

a) Chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác và báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ quý, 6 tháng và hàng năm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Các loại quy chế của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh;

c) Đề nghị cấp trên thành lập hoặc giải thể các tổ chức trực thuộc Văn phòng; quy hoạch các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng; quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức danh Trưởng phòng và tương đương, Phó Trưởng phòng và tương đương; tiếp nhận, tuyển dụng, cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật; cử cán bộ, công chức, viên chức đi tham quan, nghiên cứu, học tập ở nước ngoài, học tập dài hạn trong nước.

d) Xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị có giá trị lớn của cơ quan.

đ) Các đề án nhằm cải thiện đời sống của cán bộ, công chức, viên chức.

7. Những nội dung cần lấy ý kiến tại hội nghị liên tịch (lãnh đạo Văn phòng Chủ tịch Công đoàn, Bí thư chi đoàn): Khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức; Quy chế chi tiêu nội vụ; và các vấn đề khác Chánh Văn phòng thấy cần có ý kiến.

8. Các nội dung phải báo cáo xin ý kiến Đảng ủy Văn phòng trước khi triển khai thực hiện:

Đề nghị cấp trên thành lập hoặc giải thể các tổ chức trực thuộc Văn phòng;

Đề nghị bổ nhiệm và Quy hoạch các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng;

Quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức danh Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và tương đương;

Những vấn đề mà hội nghị liên tịch đề nghị;

Các vấn đề khác do Chánh Văn phòng đề nghị.

Chương II

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT

 CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG, CÁC PHÓ CHÁNH

 VĂN PHÒNG

Điều 3. Chánh Văn phòng

1. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2016.

2. Chánh Văn phòng phân công các Phó Chánh Văn phòng, uỷ quyền cho các Trưởng phòng, Phó trưởng phòng phụ trách một số công việc cụ thể theo thẩm quyền; đưa ra quyết định cuối cùng khi giải quyết các vấn đề, công việc khi chưa có sự thống nhất giữa các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận trong Văn phòng; phân công công việc cụ thể đối với từng phòng, nếu cần thiết thì phân công công việc đến từng chuyên viên trong Văn phòng; chủ động phối hợp với các sở, ban ngành của tỉnh để xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng hoặc do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao.

3. Trực tiếp giải quyết một số công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn phòng nhưng do thấy cần thiết vì nội dung vấn đề cấp bách, quan trọng hoặc do Phó Chánh Văn phòng vắng mặt.

4. Thường xuyên giữ mối quan hệ chặt chẽ với Đảng uỷ, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan nhằm phát huy dân chủ, trí tuệ của mỗi thành viên trong cơ quan tạo nên sự thống nhất trong tổ chức.

Điều 4. Các Phó Chánh Văn phòng

1. Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công theo dõi một số công việc theo lĩnh vực chuyên môn, được ký thay Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về lĩnh vực công việc được phân công phụ trách;

2. Có trách nhiệm chỉ đạo các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tham mưu xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, các chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh; chủ động trao đổi, tổ chức phối hợp, đôn đốc các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố trong việc thực hiện các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

3. Xem xét, thẩm định về thủ tục, thể thức và tính hợp pháp các văn bản của các ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố trình Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo đúng Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân tỉnh;

4. Chủ động phối hợp với các Phó Chánh Văn phòng khác để thống nhất giải quyết những công việc liên quan. Nếu trong việc giải quyết các công việc giữa các Phó Chánh Văn phòng, nếu có ý kiến khác nhau phải báo cáo Chánh Văn phòng quyết định;

5. Báo cáo tại các cuộc họp giao ban hoặc đột xuất về kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công để Chánh Văn phòng có ý kiến chỉ đạo và giải quyết; đối với những vấn đề quan trọng, phức tạp, nhạy cảm phải báo cáo Chánh Văn phòng quyết định;

6. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ quyền thay mặt giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng;

7. Được Chánh Văn phòng giới thiệu chữ ký đăng ký tại Kho bạc Nhà nước.

Chương III

TRÁCH NHIỆM VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA CÁC PHÒNG,

BỘ PHẬN TRỰC THUỘC

Điều 5. Các phòng thuộc khối nghiên cứu, tổng hợp

1. Các phòng thuộc khối nghiên cứu, tổng hợp có Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng và một số chuyên viên.

2. Chế độ làm việc: Các phòng thuộc khối nghiên cứu, tổng hợp làm việc theo chế độ thủ trưởng, kết hợp với chế độ chuyên viên được trực tiếp làm việc với Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh theo nhiệm vụ được phân công. Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt động và kết quả công tác của phòng, ngoài ra còn trực tiếp theo dõi, tham mưu một số lĩnh vực công tác cụ thể của phòng.

          3. Nhiệm vụ của các phòng thuộc khối nghiên cứu, tổng hợp thực hiện theo  Quyết định số 21/QĐ-CVP ngày 30 tháng 3 năm 2016 của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị hành chính thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.

          Điều 6. Ban Tiếp công dân

1. Ban Tiếp công dân có Trưởng Ban, Phó Trưởng ban và chuyên viên làm công tác tiếp dân.

2. Chế độ làm việc: Ban Tiếp công dân làm việc theo chế độ thủ trưởng, Trưởng Ban Tiếp công dân, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về toàn bộ hoạt động và kết quả công tác của Ban.

3. Nhiệm vụ của Ban Tiếp công dân thực hiện theo Quyết định số 930/QĐ-UBND ngày 16 tháng 9 năm 2014 của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

          Điều 7. Các phòng thuộc khối hành chính

          1. Các phòng thuộc khối hành chính có Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng, chuyên viên và nhân viên.

2. Chế độ làm việc: Các phòng thuộc khối hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.

          3. Nhiệm vụ của các phòng thuộc khối hành chính thực hiện theo Quyết định số 21/QĐ-CVP ngày 30 tháng 3 năm 2016 của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị hành chính thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Chánh Văn phòng.

          Điều 8. Nhà khách Hữu nghị

Nhà khách Hữu nghị là đơn vị sự nghiệp, có Giám đốc, các Phó Giám đốc và các tổ chuyên môn phục vụ. Nhà khách làm việc theo chế độ thủ trưởng, Giám đốc nhà khách chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của nhà khách.

Chức năng, nhiệm vụ của nhà khách Hữu Nghị do Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định.

Điều 9. Cổng Thông tin điện tử

Tổ chức và hoạt động Cổng Thông tin điện tử thực hiện theo quy định tại Quyết định số 663/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 10. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng.

1. Đối với Trưởng phòng thuộc khối nghiên cứu tổng hợp (gồm có Phòng Tổng hợp, Phòng Kinh tế, Phòng Nông nghiệp – Tài nguyên và Môi trường, Phòng Hạ tầng kỹ thuật, Phòng Nội chính, Phòng Khoa giáo - Văn xã), ngoài nhiệm vụ được giao theo dõi một số ngành, lĩnh vực, còn thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

Thực hiện quản lý công chức trong phòng, tổ chức triển khai có hiệu quả các công việc của phòng. Chịu trách nhiệm chính trước Chánh Văn phòng đối với việc tham mưu các văn bản trình Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương, Tỉnh ủy và Hội đồng nhân dân tỉnh.

Chủ động phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc cơ quan Văn phòng trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.

Chủ động thu thập thông tin, tổng hợp, báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của phòng theo từng tháng, quý, năm gửi Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp chung.

Thực hiện đánh giá, xếp loại công chức trong phòng hàng năm theo quy định trình Chánh Văn phòng quyết định.

Phân công các chuyên viên đảm nhận một số công việc khi chuyên viên khác trong phòng vắng mặt.

Xây dựng quy chế hoạt động của phòng trình Chánh Văn phòng phê duyệt và triển khai thực hiện.

2. Đối với Trưởng phòng thuộc khối hành chính (gồm có Phòng Hành chính – Tổ chức; Phòng Quản trị - Tài vụ):

Thực hiện quản lý công chức trong phòng, tổ chức triển khai có hiệu quả các công việc của phòng.

Chủ động phối hợp với các phòng, đơn vị thuộc cơ quan Văn phòng trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.

Chủ động thu thập thông tin, tổng hợp, báo cáo đánh giá kết quả hoạt động của phòng theo từng tháng, quý, năm gửi Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp chung.

Thực hiện đánh giá, xếp loại công chức trong phòng hàng năm theo quy định trình Chánh Văn phòng và Hội đồng thi đua khen thưởng cơ quan.

Xây dựng quy chế hoạt động của phòng trình Chánh Văn phòng phê duyệt và triển khai thực hiện.

          Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức được thừa lệnh Chánh Văn phòng ký các loại văn bản hành chính sau đây: Bản sao các văn bản; giấy đi đường; giấy giới thiệu của cơ quan Văn phòng; văn bản đăng ký phòng nghỉ cho Lãnh đạo; xác nhận vào bản tự nhận xét đánh giá hàng năm của công chức, viên chức (sau khi đã có thông báo kết luận về xếp loại công chức hàng năm của Chánh Văn phòng) và các văn bản hành chính thông thường khác khi có uỷ quyền.

Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ được thừa lệnh Chánh Văn phòng ký Lệnh điều xe; Lệnh cấp nhiên liệu cho xe ô tô.

Điều 11: Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Trưởng phòng:

Phó Trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, được Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, giao phụ trách một số công việc cụ thể của phòng; thay mặt Trưởng phòng, giải quyết công việc được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo Văn phòng về công việc đó. Khi Trưởng phòng đi vắng, một Phó Trưởng phòng được uỷ quyền giải quyết, điều hành công việc của phòng, sau đó báo cáo với Trưởng phòng kết quả giải quyết.

Riêng đối với các Phó Trưởng phòng thuộc khối nghiên cứu tổng hợp ngoài các nhiệm vụ nêu trên còn được Chánh Văn phòng giao phụ trách, theo dõi tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh một số ngành, lĩnh vực.

Điều 12. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

1. Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật; có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định về chế độ kỷ luật lao động; có thái độ văn minh trong giao tiếp, ứng xử đối với đồng nghiệp và công dân. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và thủ trưởng cơ quan về việc thi hành nhiệm vụ, công việc của mình; có nếp sống lành mạnh, trung thực, cần, kiệm, liêm chính.

2. Trên cơ sở chương trình công tác hàng tháng, tuần của cơ quan, của phòng, chủ động thực hiện các nhiệm vụ được giao đảm bảo hiệu quả và đúng tiến độ quy định.

3. Trực tiếp báo cáo, đề xuất với lãnh đạo phòng và lãnh đạo Văn phòng về những biện pháp nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, kiến nghị về nhiệm vụ được giao; phản ánh tâm tư nguyện vọng của bản thân, báo cáo về kết quả thực hiện nhiệm vụ với lãnh đạo phòng và lãnh đạo Văn phòng.

4. Chủ động, sáng tạo, tự giác làm việc; có tinh thần hợp tác với đồng chí, đồng nghiệp nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Có ý thức xây dựng mối đoàn kết trong cơ quan, bảo vệ uy tín của cơ quan. Khi có ý kiến thắc mắc, đề xuất phải phản ánh đúng người có thẩm quyền.

5. Nghiêm cấm cán bộ, công chức, viên chức lợi dụng nhiệm vụ, quyền hạn để tham nhũng, tiêu cực và gây phiền hà với các tổ chức, cá nhân khi đến quan hệ công tác.

6. Nêu cao tinh thần tiết kiệm trong sử dụng kinh phí, sử dụng điện, điện thoại, văn phòng phẩm, xăng dầu, tiếp khách....

Chương IV

PHẠM VI TRÁCH NHIỆM VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ

 VỀ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Điều 13. Về xây dựng chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Phòng Tổng hợp chủ trì, phối hợp với các phòng thuộc khối nghiên cứu tổng hợp đôn đốc các sở, ban, ngành đề xuất những nội dung cần đưa vào chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh (tháng, quý, năm) theo đúng thời gian do Chánh Văn phòng quy định, trên cơ sở đó Phòng Tổng hợp dự thảo chương trình báo cáo lãnh đạo Văn phòng để hoàn chỉnh trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Các phòng thuộc khối nghiên cứu tổng hợp sẽ chịu trách nhiệm nếu nội dung, lĩnh vực của thuộc phòng mình theo dõi cần đưa vào chương trình công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh nhưng bỏ sót hoặc không đôn đốc nên không được ghi vào chương trình.

Điều 14. Chuẩn bị, phục vụ các phiên họp Uỷ ban nhân dân tỉnh và các buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch.

1. Lãnh đạo Văn phòng, các phòng chuyên môn và các chuyên viên nắm chắc yêu cầu về nội dung, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh để truyền đạt, theo dõi, đôn đốc các ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố chuẩn bị đề án, báo cáo trong chương trình công tác tháng, quý, năm đảm bảo chất lượng và đúng thời gian quy định; khi cần điều chỉnh nội dung, thời gian trình đề án, báo cáo, các ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố phải có văn bản đề nghị điều chỉnh gửi Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh và lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

2. Đối với phiên họp thường kỳ của Uỷ ban nhân dân tỉnh:

Phòng Kinh tế chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh chuẩn bị về chương trình kỳ họp, dự kiến thành phần mời dự họp, soạn thảo giấy mời, chuẩn bị tài liệu của các cơ quan, đơn vị trình tại phiên họp gửi các thành viên Uỷ ban nhân dân theo quy định; giúp Chánh Văn phòng theo dõi thành phần dự họp, diễn biến của phiên họp và ghi biên bản cuộc họp.

Làm phiếu báo họp theo quy định (theo quy trình ISO).

Căn cứ kết quả cuộc họp, dự thảo thông báo ý kiến kết luận cuộc họp trình Lãnh đạo Văn phòng, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng thuộc khối nghiên cứu tổng hợp và chuyên viên theo có trách nhiệm tham dự phiên họp thường kỳ của Uỷ ban nhân dân tỉnh để theo dõi, ghi chép các nội dung liên quan đến lĩnh vực được phân công.

3. Đối với các cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch:

Phòng chuyên môn (có nội dung liên quan đến cuộc họp, buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch) giúp Chánh Văn phòng chuẩn bị về chương trình làm việc, dự kiến thành phần mời dự họp, làm việc, báo cáo lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh; soạn thảo giấy mời; theo dõi thành phần dự họp, làm việc.  

Ghi biên bản cuộc họp, buổi làm việc, dự thảo thông báo ý kiến kết luận cuộc họp trình Chánh Văn phòng và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh. Viết và chuyển tin về cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh cho bộ phận phụ trách Cổng Thông tin điện tử và Trang Thông tin Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Làm phiếu báo họp theo quy định (theo quy trình ISO).

Điều 15. Quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng.

1. Đối với văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và Quy chế mẫu (ban hành kèm theo Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010) của Văn phòng Chính phủ về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Các chuyên viên khi nhận được văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh nhận trực tiếp từ các cơ quan đơn vị phải chuyển ngay đến bộ phận văn thư để làm thủ tục đăng ký văn bản đến theo đúng quy định. Tuyệt đối không được phép xử lý các văn bản khi chưa được đăng ký tại bộ phận văn thư (không có dấu đến).

Chương V

 MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC VÀ CHẾ ĐỘ HỘI HỌP

          Điều 16. Quan hệ với Văn phòng Chính phủ

Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Chính phủ để được giúp đỡ về nghiệp vụ công tác Văn phòng, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo và trao đổi kinh nghiệm trong công tác Văn phòng.

Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh, tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh và hoạt động của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh cho Văn phòng Chính phủ theo quy định.

Điều 17. Quan hệ với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh:

          Quan hệ giữa Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh và Hội đồng nhân dân tỉnh thực hiện theo Quy chế số 09-QC/VPTU-VPĐĐBQH&HĐND-VPUBND ngày 12 tháng 8 năm 2015.

          Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh giao Phòng Tổng hợp giúp lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với Văn phòng Tỉnh ủy; Phòng Kinh tế giúp lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội và Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh.

          Điều 18. Quan hệ đối với sở, ban, ngành cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố:

          Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với các sở, ngành, các tổ chức đoàn thể cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đề xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh những vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, Nghị quyết của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, Quyết định, Chỉ thị và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đạt hiệu quả.

          Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng hướng dẫn về nghiệp vụ công tác Văn phòng đối với Văn phòng HĐND&UBND các huyện, thành phố và Văn phòng các sở, ngành.

          Điều 19. Mối quan hệ nội bộ Văn phòng:

          1. Trong nội bộ Lãnh đạo Văn phòng:

          Lãnh đạo Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng lãnh đạo trực tiếp và phân công nhiệm vụ các Phó Chánh Văn phòng phụ trách từng lĩnh vực, các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trên lĩnh vực mình được phân công phụ trách.

          Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được phân công thay mặt xử lý toàn bộ công việc của cơ quan và phải báo cáo Chánh Văn phòng về công việc đã xử lý.

          Chánh Văn phòng thực hiện thẩm quyền và trách nhiệm thủ trưởng cơ quan đối với toàn thể cán bộ, công chức trong văn phòng theo Luật Cán bộ, công chức.

          2. Quan hệ giữa Lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy, Ban chấp hành các đoàn thể chính trị - xã hội trong cơ quan:

          Lãnh đạo Văn phòng phối hợp với Đảng ủy Văn phòng, Ban Chấp hành các đoàn thể chính trị - xã hội trong việc lãnh đạo cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức và đoàn viên thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn; tổ chức hội nghị cán bộ công chức đồng thời phát động các phong trào thi đua, tổ chức cho cán bộ, công chức viên chức và người lao động đăng ký các danh hiệu thi đua hàng năm.

          Lãnh đạo Văn phòng phối hợp với Đảng ủy trong việc đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ thuộc cơ quan Văn phòng.

          Lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện về kinh phí và thời gian cho các tổ chức đoàn thể hoạt động theo Điều lệ.

          3. Quan hệ giữa lãnh đạo các phòng:

          Trưởng các phòng có mối quan hệ phối hợp nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

          Khi giải quyết những nội dung, công việc có liên quan đến nhiều phòng, đơn vị, Chánh Văn phòng sẽ giao trách nhiệm chính cho một phòng, đơn vị chủ trì Trưởng phòng, đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp để hoàn thành nội dung công việc.

          Trong quá trình giải quyết công việc, nếu lãnh đạo các phòng có ý kiến khác nhau, Trưởng phòng phòng được giao chịu trách nhiệm chính báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến giải quyết cuối cùng.

          Điều 20. Chế độ hội họp

          1. Họp giao ban lãnh đạo

          Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Tổng hợp có trách nhiệm tham gia giao ban với lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh vào đầu buổi sáng của tất cả các ngày trong tuần.

          Vào lúc 14 giờ 00 chiều thứ 5 hàng tuần, Chánh Văn phòng chủ trì tiến hành giao ban với các Phó Chánh Văn phòng; Trưởng phòng và Trưởng các đơn vị trực thuộc (hoặc Phó Trưởng phòng phụ trách) để nắm tình hình giải quyết công việc của các phòng, đơn vị đồng thời thống nhất những nội dung kiến nghị của các phòng trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh. Trường hợp Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn phòng được giao nhiệm vụ chủ trì và báo cáo kết quả cuộc họp với Chánh Văn phòng.

           2. Họp cơ quan:

          Cơ quan tiến hành họp toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động mỗi năm 2 lần (Hội nghị cán bộ, công chức và hội nghị sơ kết 6 tháng); ngoài ra, tuỳ vào tình hình, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có thể triệu tập họp cơ quan bất thường khi cần.

Hội nghị cán bộ, công chức do Chánh Văn phòng và Ban Chấp hành Công đoàn cơ quan phối hợp tổ chức mỗi năm một lần (vào dịp cuối năm hoặc đầu năm) nhằm đánh giá công tác hàng năm của cơ quan, biểu dương, khen thưởng những tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong năm, phát động phong trào thi đua và đề ra phương hướng, nhiệm vụ của năm tiếp theo; xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ; công khai tài chính theo quy định.

Hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm được tổ chức vào cuối tháng 6 để đánh giá tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm; công khai tài chính theo quy định.

          3. Họp phòng:

          Hàng tuần, các phòng tổ chức họp (sau khi họp giao ban cơ quan quan vào chiều thứ 5) để triển khai nhiệm vụ của phòng, xử lý các vấn đề còn vướng mắc giữa các cán bộ, công chức, viên chức trong phòng đồng thời nắm bắt các kiến nghị, đề xuất của cán bộ, công chức, viên chức báo cáo lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết.

Điều 21. Các quy định khác

          1. Khi cán bộ, công chức, viên chức và người lao động có công việc đột xuất cần phải vắng mặt 01 buổi đến 01 ngày phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng phòng, vắng mặt từ 02 ngày trở lên phải được sự đồng ý của Trưởng phòng và Chánh Văn phòng. Trưởng phòng, Trưởng các đơn vị trực thuộc có công việc đột xuất cần phải vắng mặt phải báo cáo và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách.

          2. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động khi ứng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ phải hoàn tất các chứng từ thanh toán trong vòng 1 tuần (sau khi thực hiện xong nhiệm vụ) để thực hiện nhiệm vụ hoàn trả ứng.

          3. Mỗi tháng một lần Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách phòng Quản trị - Tài vụ và kế toán cơ quan phải báo cáo tình hình thu, chi tài chính đối với Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 22. Trên cơ sở Quy chế này, các đơn vị trực thuộc xây dựng quy chế làm việc của đơn vị mình trình Chánh Văn phòng phê duyệt và triển khai thực hiện.

Trong quá trình thực hiện nếu có những điểm không phù hợp với thực tế và các quy định về chế độ, chính sách mới sẽ được xem xét sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.